Orden en los procesos.
Claridad en los datos.

Con empresas medianas y pequeñas en Colombia que tienen equipos de administración o finanzas funcionales pero con carga de trabajo por encima de su capacidad. El tamaño exacto importa menos que la disposición del equipo a registrar lo que hace durante la observación.

Un consultor de Quimbaya se sienta junto a la persona que ejecuta el proceso durante períodos acordados, generalmente de dos a cuatro horas por sesión. Se registran los pasos, los tiempos de espera y las entradas de datos en tiempo real. No se hacen entrevistas en sala de reuniones como sustituto de la observación.

El alcance inicial cubre tres flujos en la Revisión de Back-Office. Si durante el trabajo aparecen variantes que cambian sustancialmente el alcance, se notifica al cliente antes de proceder. Cualquier extensión se acuerda por escrito antes de ejecutarse.

Porque dos departamentos no pueden reportar una misma cifra de forma coherente hasta que acuerden cómo se cuenta. Un panel construido sobre definiciones no reconciliadas produce desacuerdos en cada reunión de seguimiento. Primero se resuelve la definición; luego cualquier herramienta puede mostrar el número correctamente.

Una vez acordado el alcance y el pago, el trabajo puede comenzar dentro de los siete días hábiles siguientes. El calendario de observación se coordina directamente con el responsable del área.

Los registros de trabajo —notas de observación, borradores de diagramas, hojas de conteo— se conservan durante noventa días después de cerrado el proyecto y luego se eliminan. No se comparte información del cliente con terceros. Esto se puede formalizar en un acuerdo de confidencialidad antes de iniciar.