LOTE #001 — EMPRESA
Registro claro de cada trabajo realizado.
Quimbaya nació en Pereira con un principio simple: lo que no se registra no se puede mejorar. Cada proyecto queda documentado con el mismo nivel de detalle que pedimos al cliente.
← Volver al inicioLOTE #002 — HISTORIA
Cómo empezó Quimbaya
Quimbaya se formó en 2019 a partir de un trabajo puntual en el área de administración de una empresa distribuidora en Pereira. El responsable del área necesitaba entender por qué su equipo tardaba más en cerrar el mes que el año anterior, a pesar de tener las mismas personas y los mismos sistemas.
La respuesta no estaba en los sistemas ni en las personas. Estaba en tres handoffs que nadie había documentado porque siempre habían funcionado así. Ese trabajo —sencillo en retrospectiva, revelador en el momento— fue el modelo que Quimbaya adoptó para todos los proyectos siguientes.
Desde entonces, hemos trabajado con empresas en Risaralda, Quindío y Caldas en los mismos tres tipos de trabajo: revisar flujos administrativos, construir marcos de evaluación de proveedores y definir conjuntos de indicadores coherentes para el equipo directivo.
Nuestra forma de trabajar
No hacemos diagnósticos desde sala de reuniones. El trabajo de observación se realiza donde ocurren los procesos: en el escritorio, junto a quien ejecuta la tarea. Esto cambia sistemáticamente lo que se encuentra.
Cada proyecto tiene un alcance escrito antes de comenzar. El documento de alcance especifica qué se va a observar, cuántas sesiones implica, cuál es el entregable y cuál es la fecha de cierre. No hay extensiones tácitas.
Los hallazgos se presentan en una sesión de cierre con el equipo administrativo, no solo con la dirección. Creemos que las personas que van a aplicar los cambios deben entender qué se encontró y por qué se propone lo que se propone.
LOTE #003 — EQUIPO
Quiénes hacen el trabajo
Marcela Castaño
Directora de Proyectos
Doce años trabajando en mejora de procesos administrativos en empresas de manufactura y distribución en el Eje Cafetero. Coordina la ejecución de cada proyecto.
Ricardo Ospina
Consultor de Procesos
Especialista en observación de flujos y diagramación. Lleva a cabo las sesiones de observación directa y los conteos de duplicados en cada revisión de back-office.
Luciana Patiño
Analista de Indicadores
Trabaja en los proyectos de definición de indicadores: facilita las sesiones de reconciliación de definiciones y redacta el manual de indicadores como entregable final.
LOTE #004 — ESTÁNDARES
Protocolos de trabajo
Alcance escrito previo
Ningún trabajo comienza sin un documento de alcance firmado. Esto protege al cliente y al equipo de Quimbaya de malentendidos sobre qué incluye el servicio.
Confidencialidad de datos
Los registros de observación y los datos del cliente se conservan noventa días tras el cierre del proyecto y se eliminan de forma permanente. Se puede formalizar un acuerdo de confidencialidad antes de iniciar.
Plazos definidos y cumplidos
Cada servicio tiene una duración establecida. Si durante el trabajo se identifican factores que podrían afectar el plazo, se comunica al cliente por escrito antes de cualquier ajuste.
Entregables documentados
Cada proyecto termina con un entregable escrito: diagramas, listas de eliminaciones, marcos de puntuación o manuales de definiciones según el tipo de trabajo.
Sesión de cierre con el equipo
Los hallazgos se presentan al equipo que va a aplicarlos, no solo a la dirección. Esto forma parte del alcance estándar en todos los servicios.
Sin extensiones tácitas
Cualquier trabajo adicional al alcance acordado se documenta, se acuerda y se factura por separado. No se añade trabajo sin comunicación previa y acuerdo explícito.
LOTE #005 — CONTEXTO
Consultoría operativa en el Eje Cafetero
Las empresas medianas en Pereira, Manizales y Armenia comparten un desafío frecuente: sus equipos administrativos dominan el trabajo diario, pero los procesos crecieron sin documentación y ahora sostienen más carga de la que deberían. El problema no es la capacidad del equipo. Es la acumulación de pasos no revisados.
Quimbaya trabaja específicamente en ese punto. No en la transformación digital, no en la estrategia de largo plazo. En los flujos concretos que producen duplicados, en los criterios de compra que varían según quién hace la compra, en los indicadores que dos departamentos calculan de forma distinta.
Los tres servicios de Quimbaya están diseñados para organizaciones que ya tienen equipos competentes y sistemas en uso. No se trata de reemplazar ni de introducir herramientas nuevas. Se trata de revisar lo que ya existe con un par de ojos externos y un método de registro sistemático.
El resultado de cada trabajo es un documento que el equipo puede mantener, actualizar y usar como referencia. No dependemos de nuestra presencia continua para que el trabajo tenga valor.
LOTE #006 — ACCIÓN
¿Tiene un proceso que le preocupa?
Una conversación inicial sin compromiso ayuda a determinar si el trabajo de Quimbaya es pertinente para su situación.
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